Vi har bedt Bettina Prühs, organisationskonsulent i Godt Arbejdsliv, og cand. mag i arbejdslivsstudier og psykologi, beskrive hvordan man kommer i gang med at ændre virksomhedens vaner. Bettina arbejder med organisationsforandring og psykisk arbejdsmiljø. Hun beskæftiger sig blandt andet med strategisk arbejdsmiljøudvikling gennem digitalisering og medarbejderinddragende processer.
Mange steder er der kommet styr på registreringer af utilsigtede hændelser og arbejdsulykker. Alle ved, hvor APV´en ligger henne. Men de færreste virksomheder bruger deres system mere aktivt til at styrke arbejdsmiljøet. Et digitalt arbejdsmiljøsystem kan skabe meget mere værdi, ud over at sikre digital opbevaring af lovmæssigt påkrævet dokumentation. Det kræver dog ofte nye vaner.
Nye vaner er en god forretning
Vi tænker for lidt over, hvorfor vi gør, som vi plejer at gøre. Mange vaner er groet i en forældet have og vi bruger derfor kræfter på processer, der ikke længere giver værdi. Når man etableret et OSHsystem, kan det være en nyttig lejlighed til at se disse vaner efter.
Det kan ende med at spare meget tid og sikre, at I bruger ressourcerne på det rigtige. Ovenikøbet ofte med højere kvalitet i det output, I så bruger tiden på at lave i stedet.
Som organisationskonsulent oplever jeg ofte, at vaneafdækning er det mest værdifulde næste skridt at tage i virksomheden, når de mest oplagte arbejdsmiljø og trivselsudfordringer er ryddet af vejen. Med en lille indsats, kan nye vaner gøre en stor forskel for at styrke arbejdsmiljøet.
Første skridt er, at blive opmærksom på vanerne, og rydde op i de dårlige vaner, der roder rundt i jeres arbejdsmiljøarbejde.
Afdæk arbejdsprocesser og unødige handlinger (de dårlige vaner)
Hvis der skal ryddes op i vanerne, bør I først kortlægge dem:
- Hvad gør vi?
- Hvilken rækkefølge gør vi tingene i?
- Hvad er input og forventet output?
- Hvad er formålet og forventningerne til denne adfærd?
- Lever vores proces op til forventningerne?
En kortlægning af arbejdsgange vil ofte vise, at de er blevet unødigt komplicerede eller fungerer uhensigtsmæssigt. Derfor er næste skridt, at rydde op i det eksisterende.
Mere værdi kræver nye vaner
Når I vil have mere værdi ud af systemerne, skal der tilføres nogle nye gode vaner. Efter en kortlægning, er det derfor tid til en oprydning i jeres nuværende vaner. Her kan man tage et spadestik dybere ned i arbejdsprocessen:
- Hvor kom denne vane fra?
De fleste vaner havde en oprindelig positiv intention, den kan bare være glemt eller være blevet overflødig i mellemtiden. Hvorfor var det, at denne del af processen blev indført?
- Hvad vil der ske, hvis vi lader være med at gøre dette?
Denne tryktest kan udrydde mange dårlige vaner, som ingen rigtig kan redegøre for oprindelsen af, eller formålet med. Hvis I ikke kan forklare meningen med en vane, så skal den nok væk.
- Hvad er afgørende, at vi fastholder?
Enhver arbejdsproces har en primær prioritet. Hvis I finder den, er det lettere at fjerne det, der bare støjer og ikke tilfører værdi.
- Tager vi nogle unødige skridt?
Det gør I formentlig. Udfordringen bliver herfra, at få lavet det om. Vi mennesker er vanedyr og derfor handler vi ofte på rygraden. Forandring af vaner, implementering af nye IT systemer og nye processer kræver derfor skarp prioritering og et længerevarende fokus, end de fleste digitaliseringsprojekter giver plads til.
Her er det nyttigt, at inddrage jeres arbejdsmiljø årshjul som et forankringsværktøj til at fastholde og finpudse de nye vaner i en længere periode.
Pas på arbejdsmiljøet, mens i ændrer vanerne
Paradoksalt nok kan forandring af vaner være en arbejdsmijøudfordring i sig selv, da det kan skabe stress og mistrivsel hos medarbejderne. Hvis I etablerer bæredygtige og hensynsfulde forandringer, vil de en dag ligge lige så meget på rygradden, som de gamle vaner gjorde. Imens har I forhåbentlig fået meget mere værdi ud af jeres arbejdsmiljøarbejde.
God arbejdslyst