Alle virksomheder med ansatte skal lave en arbejdspladsvurdering, og det er fuldt lovligt at gøre det på papir. Der er ingen krav til metoden — kun til resultatet. Så hvorfor gøre det digitalt?
Svaret har ændret sig siden 2024. Bekendtgørelsen om systematisk arbejdsmiljøarbejde gjorde APV til en løbende proces frem for et dokument, man producerer hvert tredje år, og den skærpede kravet om, at handlingsplanen skal være tilgængelig for ledelse, arbejdsledere, medarbejdere og Arbejdstilsynet. En handlingsplan i en mappe på kontoret opfylder det dårligt. Et system, hvor planen ligger i lommen på dem, der skal handle på den, opfylder det per design.
Du kan læse mere om kravene i vores gennemgang af APV og arbejdsgiverens pligter. Her handler det om, hvad man konkret vinder ved at lægge processen om.
Hvorfor et almindeligt spørgeskemaværktøj ikke er nok
Mange tror, at en online APV bare er selve undersøgelsen, og at man lige så godt kan bruge SurveyMonkey eller Google Forms. De værktøjer kan sagtens klare første fase — kortlægningen. Men en APV er fem faser, og de fire sidste er dem, Arbejdstilsynet spørger til: beskrivelse og vurdering, inddragelse af sygefravær, handlingsplan og opfølgning.
Dertil kommer databehandlingen. Medarbejdernes svar om stress, mobning og psykisk arbejdsmiljø er følsomme oplysninger, og de generiske spørgeskemaværktøjer er sjældent sat op til de krav, der gælder i EU.
1. Branchespecifikke APV-skabeloner på dansk og engelsk
Du skal ikke formulere spørgsmålene selv. Du kan vælge mellem Arbejdstilsynets egne tjeklister og en række branchespecifikke APV-skabeloner, som er udviklet gennem mange år efter input fra arbejdsmiljøeksperter og fra vores kunder. Alle skabeloner kan tilpasses, så de passer til de enkelte medarbejdergrupper, og de findes på dansk og engelsk — flere også på tysk, polsk, litauisk, rumænsk, russisk og svensk.
2. APV og handlingsplan på mobilen — også for dem uden computer
Mange medarbejdere har ikke en computer som en del af deres arbejde. De står i en produktion, kører en rute eller er på en byggeplads, og de har hverken en firma-mail, de tjekker, eller en skærm at logge ind på.
Derfor kan invitationer til APV- og trivselsundersøgelser sendes som SMS direkte til telefonen, og derfor ligger både undersøgelsen, sikkerhedsinstruktionerne og handlingsplanen i en app. Det løser to ting på én gang: svarprocenten stiger, når deltagelse ikke kræver en computer — og tilgængelighedskravet fra 2024 er opfyldt, fordi de medarbejdere, planen handler om, rent faktisk kan se den.
3. Resultater i realtid frem for en rapport om tre måneder
Når processen er digital, kan besvarelserne ses, mens de kommer ind. I skal ikke vente uger på en rapport for at opdage et problem, I kunne have handlet på med det samme. AI-understøttet rapportering hjælper samtidig med at finde mønstre i besvarelserne og i de åbne fritekstsvar, som ellers kræver, at nogen læser flere hundrede kommentarer igennem.
Det betyder også, at I kan nå at reagere, før et arbejdsmiljøproblem bliver til sygefravær eller en opsigelse.
4. Sikkerhed og support er en del af produktet
Vi har hjulpet virksomheder med digital APV siden 2007, og vores kunder spænder fra 10 til 3.500 medarbejdere. Ubegrænset helpdesk via telefon, e-mail og chat er inkluderet i alle pakker — ikke et tilkøb.
På datasiden hostes alle data hos Microsoft i EU, platformen er dækket af en ISAE 3000-erklæring og gennemgår årlige penetrationstests, og der kan indgås databehandleraftale. Data fra platformens AI-funktioner bruges ikke til at træne modeller, og personnavne og e-mailadresser sendes aldrig til AI-behandling. Det sidste er efterhånden et af de første spørgsmål i offentlige udbud.
5. Handlingsplaner med automatisk opfølgning
Handlingsplanen oprettes direkte fra APV-resultaterne, så der ikke skal tastes noget om. Ansvarlige får automatisk besked før deadline, status kan publiceres til medarbejderne i appen, og alt kan printes eller eksporteres til Excel.
Det er her, de fleste APV-forløb går i stå: kortlægningen bliver lavet, og så sker der ikke mere. Automatisk opfølgning er den funktion, der oftest afgør, om APV’en bliver til forbedringer.
Fordelen ligger i helheden
Gevinsten ved en digital APV ligger ikke i én enkelt funktion, men i at hele processen — udsendelse, besvarelse, rapport, handlingsplan og opfølgning — hænger sammen i ét system. For de fleste virksomheder betyder det både sparet tid og lavere omkostninger sammenlignet med at gøre det manuelt.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis, kan du prøve Oshures APV-system gratis i 30 dage.